Whistleblowerhotline Schulung – Integration der Whistleblower Hotline in das Compliance Management System

Binden Sie bereits in die Onboarding Prozesse Compliance und Datenschutz Schulungen sowie eine Aufklärung zur Whistleblowerhotline mit ein.

Autorin & Juristin Nicole Biermann-Wehmeyer – Expertin für Compliance Themen
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Whistleblowerhotline Schulung – Integration der Whistleblower Hotline in das Compliance Management System
Warum ist Compliance so wichtig und zudem die Whistleblowerhotline? Die Implementierung des Compliance Management Systems sowie die Umsetzung der Hotline sind Aufgaben der Geschäftsführung. Ein paar Details im Überblick:

Compliance bzw. deren Überwachung ist Aufgabe der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsrats
Einrichtung spezifischer Compliance-Abteilungen
Grund: Hohe Bußgeldfälle, Forderung der Banken und Versicherungen
Whistleblower Hotline als Teil des Compliance Management Systems
Interne Whistleblower Hotline als Prävention vor Meldung an externe Stellen
Somit Vermeidung von Reputationsschäden
Durch die Hotline bekommt das Unternehmen zuerst die Kenntnisse über mögliche Verstöße. Somit können die Verantwortlichen schnell intern reagieren, um größeren Schaden extern und intern zu vermeiden.

Kommunikation der Compliance Risiken
Um eine Compliance Kultur nachhaltig zu verankern, müssen Compliance-Risiken und der Umgang mit diesen kontinuierlich kommuniziert werden.
Schulungen und Trainings von Mitarbeitern des Unternehmens über Compliance-Regularien sind in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung.
Was ist im Rahmen der Compliance im Bezug auf Kunden wichtig? Für Kunden wird in vielen Compliance Management Systemen eine Due Dilligence Prüfung der Geschäftspartner verlangt – So auch auch in der DIN Norm: 37301.
Die Bekanntgabe im Code of Conduct und in vertraglichen Vereinbarungen ist eine weitere wichtige Komponente.
Wesentliche Aufgabe der Chief Compliance Officer/ Compliance Beauftragten ist die Berichterstattung an die Unternehmensleitung, das Einholen der Zustimmung und die praktische Umsetzung (Hilfe durch die Rechtsabteilung oder externe Berater).
Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Organisation der Whistleblowerhotline.
Durch die Auswertung und das Monitoring der Whistleblower Hotline werden Risiken aufgedeckt.
Die Meldungen, die über die Whistleblowerhotline kommuniziert werden, können in die Risikoanalyse integriert werden somit ist eine ständige Evaluation möglich. Schulungen über das Nutzen und den Zweck der Whistleblower Hotline sind außerdem wichtig, um ein vollständiges Bild über alle Vorfälle zu erhalten.

Exkulpation und Whistleblower Hotline
Sachgerechte und wahrheitsgetreue Dokumentation können zudem für die Compliance-Officer und deren Unternehmen ein exkulpierendes Moment schaffen. Die Hinweisgeber schildern unter Umständen alle Details der Vorfälle.

Die Whistleblower Hotline kann daher helfen, individuelles Verschulden aufzudecken! Wenn Details über eine einzelne Tat kommuniziert werden, kann es die Führungskräfte und die Geschäftsführung entlasten. Das obligatorische Organisationsverschulden geht in ein Individualverschulden über.

Whistleblowerhotline Schulung
Whistleblower Hotline nach ISO 37301
Welche Details werden in den ISO Normen verlangt? Nachfolgend ein paar Inhalte, die im Compliance Management System geregelt werden müssen:

ISO 37301: Compliance Management Systeme

Die wichtigsten Prinzipien für Hinweisgeber-Prozesse
Zeitnahe und gründliche Untersuchung
Sichtbares und zugängliches Hinweisgeberschutzgesetz
Vertrauliche und anonym
Faire und unabhängige Untersuchung
Schriftliche und vollständige Dokumentation aller Reaktionen
Klare und aufschlussreiche Angaben zu den ergriffenen Maßnahmen
ISO 37002: Hinweisgeber Systeme

Beschreibung des kompletten Prozesses
Identifizierung und Meldung von mutmaßlichen rechtswidrigen Handlungen
Bewertung der Meldungen
Mittel zur Bearbeitung von Meldungen
Schließung von Meldefällen
Was heißt überhaupt Exkulpation? – Whistleblowerhotline Schulung
Somit wissen wir nun, dass ein Organisationsverschulden in ein Individualverschulden umgewandelt werden kann. Der Fachbegriff für diese Umkehr der Schuld ist die sogenannte Exkulpation.

Woher kommt dieser Begriff? Hier sind ein paar Fakten:

Bedeutung: Vom Vorwurf des Verschuldens befreien
Herkunft: Das Wort ist vom gleichbedeutenden mittellateinischen exculpare -> abgeleitet
Exkulpation: Dies ist der Fall, wenn der Beklagte beweisen kann, dass die erforderliche Sorgfalt erbracht wurde Wer kann sich Exkulpieren? Die Exkulpation bedeutet im, das der Schuldner sich vom Vorwurf der Schuld befreien (entlasten) kann, durch Entlastungsbeweis (Exkulpationsbeweis)
Gelingt die Exkulpation, haftet gegebenenfalls der Verrichtungsgehilfe. Die Regelungen zu diesen rechtlichen Gegebenheiten befinden sich im BGB.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) – § 831 Haftung für den Verrichtungsgehilfen. (1) Wer einen anderen zu einer Verrichtung bestellt, ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, den der andere in Ausführung der Verrichtung einem Dritten widerrechtlich zufügt

Diese Vermutung kann nur durch einen Entlastungsbeweis widerlegt, also exkulpiert werden. Eine Haftung wäre dann ausgeschlossen.

Entlastungsbeweis – Funktionierendes CMS – Verwertbare Hinweise über die Whistleblower Hotline

Welche Maßnahmen sind zu empfehlen?
Binden Sie bereits in die Onboarding Prozesse Compliance und Datenschutz Schulungen sowie eine Aufklärung zur Whistleblowerhotline mit ein.

Evaluieren Sie Ihr Compliance Management System durch regelmäßige Risikoanalysen und Anpassungen. Auch an dieser Stelle sollten die Ergebnisse der Whistleblowerhotline integriert werden.

Sorgen Sie für ein Handbuch, welches für jeden Mitarbeitenden zugänglich ist!

Veröffentlichen Sie regelmäßig Compliance Hinweise im Intranet!

Veranstalten Sie regelmäßige Schulungen und E-Learnings!

Ich stehe für Beratungen zur Verfügung.

Viel Erfolg!

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Frau Nicole Biermann-Wehmeyer
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